شما در حال مشاهده نسخه موبایل وبلاگ

arashm9000

هستید، برای مشاهده نسخه اصلی [اینجا] کلیک کنید.

اکسس شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال وادامه ان وآشنایی با کاربرد فیلدها و شرایط در طراحی

شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

كاربرد Total در Select Query

از منوView اين گزينه را انتخاب مي‌نماييم.يا از ابزار آن

اين گزينه شامل موارد زير مي‌باشد:

1. Sum محاسبه جمع مقادير
2. Avg محاسبه ميانگين مقادير
3. Min تعيين كمترين مقدار
4. Max تعيين بيشترين مقدار
5. Count محاسبه تعداد مقادير
6. StDev محاسبه انحراف معيار
7. Var محاسبه واريانس
8. First تعيين اولين مقدار
9. Last تعيين آخرين مقدار
10. Expression امكان استفاده از عبارت ساز براي ساختن فيلد محاسباتي
آشنایی با کاربرد فیلدها و شرایط در طراحی

نحوه شرط گذاري بر اساس نوع داده‌ها:

• Text :مقدار متني را وارد مي‌نماييم.امكان استفاده از دو كاركتر عام *,? امكان پذير مي‌باشد.

• Number,Currency :مقدار عددي را وارد مي‌نماييم.

• Date/Time :مقدار تاريخ/ زمان را وارد مي‌نماييم.

مثال:11/2/2002 عكس‌العمل برنامه#11/2/2002#

• اگر در قسمت Criteria بنويسيم Null برنامه Is”Null” را مي‌نويسد
شناسایی اصول انجام عملیات محاسباتی در سوال

مثال:

محاسبه نمره نهايي

در گزينه ،(Field total:(nomreh) *(zarib nomreh فعال بودن فيلدهاي شركت كرده در اين فيلد محاسباتي همچنين فعال بودن Expression از Totals .
از علائم رياضي و همچنين از + ،&(الصاق)در عبارت سازي مي‌توان استفاده نمود.
CCUR( ) تابعي است كه مقدار عددي را با واحد پول نمايش مي‌دهد.

شناسایی اصول ایجاد سوال با استفاده از چند جدول

شما می توانید پرس و جویی ایجاد نمایید که شامل چند جدول باشد.

ضمیمه:
qd1.jpg

اکسس خروج اطلاعات به فايلهاي متني وارد كردن اطلاعات از ديگر فايلهاي مختلف وتست 3تعريف Query:

خروج اطلاعات به فايلهاي متني

در اين مرحله قصد داريم خروج جدول از برنامه Access را به يك فايل متني بررسي كنيم بنابراين مراحل زير را دنبال كنيد.

1-ابتدا جدول مورد نظر را از فايل برنامه تان انتخاب از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد. 2-پنجره Export Table … ظاهر مي شود در قسمت Text File, Save as Type را انتخاب سپس نام فايل متني مورد نظرتان را برگزينيد گزينه هاي Auto Start, Save Formatted را فعال روي دكمه Export كليك كنيد.

ضمیمه:
ex3.jpg


سپس پنجره as "نام جدول" Encode ظاهر مي شود كه براي ارسال فايل متني نوع كدينگ فايل را از شما مي خواهد كه به فايل متني در محيط Windows مي باشد يا Ms- Dos و يا Unicode و يا Unicode - utf- 8 شما انتخاب پيش فرض را برگزيده دكمه Ok را فشار دهيد.
ضمیمه:
ex4.jpg

سپس فايل متني مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده نماييد.
وارد كردن اطلاعات از ديگر فايلهاي مختلف

وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML

HTML يك زبان برنامه نويسي Web است HTML مخفف كلمه Hyper Text Markup Language است. HTML از تك هايي براي نمايش يك جدول روي يك صفحه وب اجزاي جدول كه همان سطر و ستون و خانه هاي آن است و ترازبندي متن و غيره استفاده مي كند كه تك هاي آنها را در ميان تك هاي HTML مناسب قرار مي دهند.



وارد كردن اطلاعات از يك فايل HTML به برنامه Access

ابتدا از منوي File گزينه Get External Data را انتخاب و زير گزينه Import را برگزينيد.
2-سپس از پنجره Import از Files Of Type گزينه HTML Document را انتخاب كنيد سپس نام فايل HTML شما ظاهر مي شود آنرا انتخاب كنيد.

ضمیمه:
h1.jpg


نكته : در صورتي شما مي توانيد يك فايل HTML را به برنامه Access وارد كنيد كه با برنامه نويسي HTML آشناي داشته باشيد و يك صفحه با استفاده از اين صفحه بسازيد لازم به ذكر است كه فايل HTML به شكل يك صفحه ذخيره شده از اينترنت مي باشد كه در شکل h1 فايل HTML انتخابي ما نمونه اي از آن مي باشد.

3-در اين مرحله اطلاعات نمايش مي يابد كه با انتخاب گزينه First Row Contains column Headings سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد انتخاب و به رنگ خاكستري نمايش مي يابد.

4-در مرحله بعد اسم جدولي كه مي خواهيد اطلاعات HTML به عنوان جدول در آن ذخيره شود را انتخاب كنيد.

5-در مرحله بعد تاييد شما درباره نام جدولي انتخاب براي Import شدن را مي خواهد Finish را انتخاب كنيد.

ضمیمه:
h3.jpg


سپس جدول ( در اينجا جدول مشخصات مي باشد ) كه اطلاعات به آن اضافه شده را باز و نتيجه را مشاهده كنيد .

تذكر مهم : تمامي روشهاي ورود و خروج داده ها به خوبي كار مي كنند اما سريعترين و بهترين روش به اشتراك گذاشتن داده ها با برنامه هاي ديگر استفاده از Past, Copy مي باشد (به عبارتي استفاده از Clip Board )
آنچه آموختید:

به دو مورد ویرایش در جدول پرداخته شد. یکی کار روی داده های جدول که توسط اپراتور یا کاربر وارد میشود که شامل انتخاب و حذف و... بود و دیگر کار روی فیلد های جدول که شامل اضافه کردن فیلد حذف کردن آن و انتخاب فیلدها می باشد. همچنین با انواع جست و جو ها آشنا شدید یا بر اساس انتخاب بود و یا به صورت شرطی و سپس جایگزینی داده ها توسط گزینه Replace همچنین با انواع ارتباطات که شامل ارتباط (یک به چند)1-∞ و (یک به یک)1-1 و(چند به چند) ∞-∞ میباشد آشنا و با نحوه ایجاد و طراحی آنها آشنا شدید.

تمرين عملی:

به Database قبلی خود جدول دیگری به نام مشخصات دروس اضافه نموده با فیلد های 1-کد درس 2- نام درس 3- نمره درس 4- ضریب درس سپس یک فیلتر بر اساس نمره 18 و یا نام دانش اموزان انجام دهید.و سپس مابین جدول مشخصات درس و مشخصات دانش آموزی ارتباط مناسب برقرار نمایید.
بحث اکسس را با طراحی پرس و جو یا همان سوال Query ادامه می دهیم و در این قسمت کاربرد توابع در پرس و جوها را می آموزیم.


توانایی طراحی سوالQuery

1. Design View
2. Simple Query Wizard
3. Cross Tab Query Wizard
4. Find Duplicate Query Wizard
5. Find Unmatched Query Wizard


ضمیمه:
10.jpg



1. ايجاد از طريق طراحي
2. ايجاد با ساده‌ترين شكل از ويزارد
3. گروه بندي فيلدها به صورت سطري ستوني و استنتاج نتايج از تقاطع داده‌هاي حاصل از سطر و ستون ايجاد شده.
4. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از دو جدول .
5. مقايسه دو جدول و يافتن تمام ركوردهاي تكراري از يك جدول .
تعريف Query:

اطلاعات يك يا چند جدول را با شرايط خاص تحت پرس و جو ايجاد مي‌نمايد، و همچنين امكان ساختن فيلدهاي محاسباتي نيز امكان پذير مي‌باشد.

تعريفQueryبه دو بخش تقسيم مي‌گردد:

1. Select Query
2. Action Query

ساده‌ترين پرس و جو Select Query مي‌باشد ،يعني پرس و جو بر اساس انتخاب.
Query مي‌تواند يك فيلد را در بر بگيرد.
چون تغييرات روي پرس‌و جو روي جدول متناظرش اعمال مي‌شود بنابراين صفت Dynamic داده اند.
چون پرس‌و جو زير مجموعه يك يا چند جدول يا پرس‌و جو است به آن صفتSubSet داده‌اند.


ايجاد Query از طريق Design View

• با ظاهر شدن پنجره Show Table ميتوان Query را از

1. Table
2. Query
3. Both
ايجاد نمود.


به طروق زير مي‌توان فيلدها را از قسمت Field List به گزينه Field در قسمت Design Gerid انتقال داد:

1. انتخاب فيلد با عمل Drag & Drop
2. انتخاب فيلد و عمل دابل كليك روي فيلد
3. انتخاب گزينهField و زدن حرف اول
4. توسط *ميتوان همه فيلدها به پايين منتقل كرد كه نتيجه آن در زمان اجرا مشخص مي‌شود.
5. انتخاب عنوان جدول و استفاده از Drag & Drop


• ‏Table : مشخص كننده نام جدول
• Sort : مرتب كردن به صورت صعودي و يا نزولي
• Show :امكان فعال يا عدم فعال بودن فيلد
• Criteria :امكان شرط گذاري توسط اين قسمت فراهم مي‌شود.از عملگرها و شروط ذكر شده در Validation Rule براي اين قسمت مي‌توان استفاده نمود.
• Or :شرط يا

اکسس فايلهاي متني واستفاده از Clip Board جهت داخل سازي جداول وشناسايي اصول Exporting از جدول

فايلهاي متني

فايل متني قابليت كه داراي محتويات متني و ارقامي باشد اگر داده هاي فايل متني داراي قالب و فرمتي باشد كه قابل شناسايي در برنامه Access به عنوان جدول باشد قابل استفاده است.
ابتدا اطلاعات را در برنامه Text Document وارد كنيد.
سپس مراحل زير را دنبال كنيد:

در منوي فايل گزينه Get External Data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.

در ليست File Of Type گزينه Text Files را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در محيط متني ساخته ايد ظاهر شود.

ضمیمه:
imtextfile1.jpg


فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. در اين مرحله اطلاعات فايل متني شما نمايش مي يابد در فايل متني هر ركورد و حاصل Enter در برنامه متني مي باشد و هر فيلد از فيلد بعدي با يك كاما يا كاراكتر خاص ديگر به نام Delimiter جدا مي شود در اين پنجره با انتخاب گزينه Delimiter اجازه مي دهد تا شما در مرحله بعد نحوه جدا شدن فيلدها را انتخاب كنيد.
ضمیمه:
imtextf1.jpg
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

در اين مرحله بايد نحوه جدا شدن فيلدها را مشخص كنيد پيش فرض آن جدا كننده Tab مي باشد.
كادرField Names First Row Contains را براي تعيين فيلدها انتخاب كنيد و گزينه text QuailFier را روي دابل كوتيشن قرار دهيد .
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
روي In an Existing Table كليك كنيد و گزينه Customer را از ليست آن انتخاب كنيد.
سپس Next را انتخاب تا به مرحله بعد برويد.

ضمیمه:
imtextfile4.jpg
استفاده از Clip Board جهت داخل سازي جداول

در اين روش از Clip Board براي داخل سازي داده ها استفاده مي نماييم كه براي اجراي آن از فرمان Copy و سپس Past استفاده مي نماييم. مراحل زير را دنبال تا با نحوه اجراي داخل سازي داده ها آشنا شويد.

1-ابتدا جدول مورد نظر را در نماي طراحي Design View اجرا كرده.

2-سپس تمام فيلدها را انتخاب كرده.

3-از منوي Edit و يا ابزار Copy روي نوار ابزار و يا راست كليك روي محتوي گزينه Copy را انتخاب كنيد.

4-جدول را بسته سپس يك فايل جديد باز كنيد.(مثلا فایل db2 )

5-از روش Design View در اين فايل جديد يك جدول بسازيد سپس به تعداد خانه هاي كپي گرفته در اين جدول جديد انتخاب كنيد.

6-در اين مرحله از گزينه Past براي درج كردن استفاده نماييد ( روشهاي مختلف Past شامل منوي Edit انتخاب Past – ابزار Past از نوار ابزار و يا راست كليك انتخاب Past بدين روش داخل سازي داده ها صورت مي پذيرد).

نكته : براي وارد كردن ركوردها از يك جدول به جدول ديگر در همان فايل يا در فايل جديد نيز به روش وارد كردن فيلد از يك فايل به يك فايل ديگر مراحل اجرا مي شود فقط موارد زير را مد نظر داشته باشيد.

*-جدول را در نماي ورود داده Data Sheet باز كرده سپس يك يا چند ركورد مدنظر را انتخاب كنيد و سپس انتخاب گزينه Copy

*-انتخاب جدول در فايل جاري و يا انتخاب جدول در فايل جديد ديگر سپس باز كردن جدول مورد نظر انتخاب ركورد خالي سپس Past كردن داده ها.

نكته1 : در صورتي كه چند ركورد را انتخاب كنيد Access پيغام مي دهد آيا مي خواهيد اطلاعات در Clip Board ذخيره شود؟ شما گزينه Yes را انتخاب كنيد.

نكته2 : بعد از Past كردن از شما مي پرسد آيا مي خواهيد ركوردها ذخيره و نگهداري شوند؟ شما تاييد كنيد تا داده ها به جدولتان اضافه شود.
شناسايي اصول Exporting از جدول

خروج اطلاعات به ديگر برنامه هاي كاربردي براي خارج كردن جدول از برنامه Access به ساير برنامه هاي تحت Office مثل Word، و Excel از روش Export كردن جداول استفاده مي كنيم نكته قابل توجه اين است كه شي هاي Access - Table, Query,… قابليت ارسال شما به تمام برنامه ها را ندارند كه طي جدولي مشخص مي كنيم شي Table امكان ارسال به چه محيط ها و Query به چه محيط هاي ديگر و ... را دارند. طي مراحل زير يك نمونه از ارسال جدول به برنامه Excel شرح داده شده است.

1-ابتدا جدول مورد نظر را انتخاب كرده از منوي File گزينه Export را انتخاب كنيد.

سپس از پنجره To… "نام جدول" Export Table در قسمت Save as Type آن Microsoft Excel 97-2005 را انتخاب كنيد ( اگر از ورژن پايين تر Excel استفاده مي كنيد گزينه Microsoft Excel 97-2002 را مشاهده مي كنيد كه مي توانيد آنرا انتخاب كنيد ) و سپس نام فايل Excel مدنظرتان را برگزينيد ( مثل Book1 ) سپس گزينه Save Formatted را براي حفظ فرمت برنامه و سپس گزينه Auto Start را براي فعال شدن شروع انتخاب كنيد و در نهايت دكمه Export را فعال كنيد.

سپس فايل Excel مورد نظر را باز كرده و نتيجه را مشاهده كنيد.


خروج اطلاعات از طريق clip Board

در قسمت وارد كردن جدول و اطلاعات از طريق Clip Board، خروج اطلاعات به جداول ديگر از فايلهاي ديگر Data Base از طريق Clip Board و خاصيت Past توضيح داده شد.

اکسس جستجو رکوردهای مورد نظر در جدول(فيلتر در access)(ادغام پستی - Mail Merge)شناسایی اصول Tmporaing

جستجو رکوردهای مورد نظر در جدول

Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن .


ضمیمه:
se1.jpg



Find What :گزینه مورد جستجو در این قسمت درج میشود.

Look In :

مکان جستجو باشد ،که می تواند کل جدول باشد یا فیلدی که شما برای جستجو انتخاب کرده اید.

- Search :جهت جستجو را می توان انتخاب نمود.

- All: روی کل
- Up: قسمت بالا
- Down : قسمت پایین

- Match : شیوه جستجو ،بعبارتی چگونگی جستجو میباشد بر اساس موارد زیر:

- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)

Match Case : انتخاب این گزینه جستجو را نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس میکند.

Find Next : با انتخاب این دکمه جستجو یکی یکی اغاز میشود.

- Search Field As Formatted : اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندي زير:

1. :كاركتر *.مثال *Sm يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.

2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.

3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال ##166 بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

جایگزینی مقادیر فیلدهای مورد نظر به طور خودکار

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو

Replace With :درج داده ای که می خواهیم جایگزین گزینه مورد جستجو شود

Replace : جايگزيني يكي يكي صورت می پذیرد

Replace All :جايگزيني یکجا صورت می پذیرد
ضمیمه:
re1.jpg
فيلتر در access

فیلتر نمودن داده های جدول

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.

انواع فيلترها

Filter by form (فيلتر شرطي)

اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)

• Or (امكان شركت گذاري)

1 - امكان شركت گذاري : در این نوع فیلتر محیطی مثل شکل fb ظاهر میشود تمام داده ها بصورت لیست combo می باشد یعنی از لیست قابل انتخاب است،حال از هر فیلدی داده ای که می خواهیم فیلتر شود را انتخاب می کنیم اما در یک زمان می توانید چند تا فیلد را داده هاشون را انتخاب کنید برای فیلتر شدن. و قتی نتیجه فیلتر را دیدید باز این فیلتر را انتخاب کنید سپس در قسمت or فیلدهای دیگر را انتخاب و از داده ها ش برای فیلتر شدن استفاده کنید و نتیجه اش را مشاهده کنید.

2. seletion Filter by (فيلتر بر اساس انتخاب)ابتدا فیلد مورد نظر را برگزیده و سپس داده ای که می خواهید فیلتر شود را انتخاب کنید و از این فیلتر استفاده کنید و نتیجه را مشاهده کنید.

3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)یعنی هر داده ای را غیر از داده انتخابی نمایش دهد.

4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو.با مراجعه به فصل پرس و جو ها و مطالعه ان براحتی می توانید با این نوع فیلتر کار کنید.

5. For Filter :تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داده و داده مورد نظر خود را فیلتر نماید.

نكته :

به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.

• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.

• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد.
ادغام پستی - Mail Merge

ادغام پستی(Mail Merge) بکار بردن فایل Access در برنامه Word

ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم .

نكته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .

1- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها ) شود

ضمیمه:
t1.jpg


2- سپس مطابق شکل برای آن رکورد وارد کنید .
ضمیمه:
t2.jpg


3- سپس از آن یک Query از طریق Design زیر که دارای شرایط زیر میباشد مطابق شکل

ضمیمه:
t3.jpg
- شرط فیلد Active مدرس فعال را Yes قرار دهید . - شرط فیلد Quantity Class (تعداد کلاس ) را بزرگتراز صفر قرار دهید . نتیجه ی اجرای پرس و جو در شکل قابل مشاهده است .

ضمیمه:
t4.jpg


4- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید
Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی

5- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .

6- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .

7- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .

8- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .

9- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .

10- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .

11- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.

سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات را Mail کنید.
شناسایی اصول Tmporaing جداول

برای داخل سازی جداول باید موارد زیر را دنبال کنید.

جداول خارجی

راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .

ارتباط با فایلهای صفحه گسترده

يكي از قابليت هاي خوب برنامه Access سازگاري با ساير برنامه هاي Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) مي باشد.در برنامه Access ميتوان كل يك فايل Excel يا بخشي از آن را فراخواني نمود.
شما ميتوانيد كليه عمليات هاي محاسباتي قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محيط ايجاد كنيد. و سپس آن را در محيط برنامه Access به عنوان جدول وارد نماييد. شما قادريد تمام فيلد ها يا بخشي از فيلد هاي موجود در برنامه Excel را به جدول يا جداولي از برنامه Access اضافه كنيد. در زير مثالي نحوه بكار گيري برنامه Excel در برنامه Access را بررسي ميكنيم.

ابتدا در برنامه Excel داده هايي با عناوين و مقادير زير ايجاد كنيد.

كد رشته(Customer ID) – نام شركت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ايالت(Region) – كد پستي (Postal code) – كشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس 3 ركورد داده مطابق جدول داده شده براي آن وارد كنيد و آن فايل را تحت نام Customer ذخيره كنيد. سپس مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد.

در منوي File گزينه Get external data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.
در ليست File of type گزينه Microsoft excel را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در Excel ساخته بوديد ظاهر شود.

فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر ميگردد.
ضمیمه:
imp1.jpg
در اين پنجره محتويات فايل شما قابل مشاهده ميباشد كه با حركت نوار هاي لغزان ميتوانيد محتويات آن را بررسي كنيد. شما قادريد هر محتوياتي از سه، Sheet موجود كه داراي مقادير مورد نياز شما هست را انتخاب كنيد.
ضمیمه:
import.jpg
Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

گزينه First Row contains column heading را انتخاب كنيد تا سطر اول اطلاعات به عنوان فيلد برگزيده شوند. با توجه به اين كار يك كادر خاكستري از سطر اول ايجاد ميشود. و با سرور داده ها اين سطر ثابت باقي ميماند.

ضمیمه:
imspnext.jpg


سؤال: چرا سطر اول ثابت باقي ميماند؟

جواب: به دليل اينكه فيلدها مقادير تشكيل دهنده جدول هستند و از خواص فيلدها ثابت بودن نشان در جدول ميباشد.

تذكر: به هنگام وارد كردن فايل Excel به يكي از جداول موجود، تمامي اسمي فيلد ها و انواع داده ها بايد با هم مطابقت داشته باشند. چون در صورت عدم مطابقت پيغام خطا توسط برنامه ظاهر مي گردد و ممكن است به جاي اضافه كردن به جدول مورد نظر يك جدول با نام Import error table ميسازد و تا زماني كه اشكال را برطرف نكنيد نمي توانيد آن را به جدول مورد نظرتان انتقال دهيد.Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.
در اين مرحله از شما ميپرسد كجا مي خواهيد داده هايتان را ذخيره كنيد؟ دو راه وجود دارد:

در يك جدول جديد In a new table.يك جدول كه از قبل موجود بوده و اكنون در Database جاري موجود است.( In an existing table )گزينه دوم را انتخاب كرده، از ليست آن Custom را برگزينيد.

Next را اجرا تا به مرحله بعد برويد.

در اين مرحله نشان مي دهد كه اطلاعات شما به جدول Custom، Import شده است Finish را انتخاب نماييد پيغام مبني بر تاييد اطلاعات داده مي شود Ok نموده و سپس جدول Custom خود را باز نماييد تا مطمئن شويد كه به ليست جدول شما اطلاعات اضافه شده است.

اکسس اضافه كردن ركورد به جدول ،حذف رکورد جدول وشناسایی اصول مرتب سازی و جستجو و فیلتر نمودن داده ها

اضافه كردن ركورد به جدول ،حذف رکورد جدول
طريقه حذف ركوردها:
- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار
- اضافه كردن ركورد به جدول:
- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record
شناسایی اصول مرتب سازی و جستجو و فیلتر نمودن داده ها در جدول

برای مرتب سازی فیلدها باید ستون فیلد مورد نظر را انتخاب کرده از منو Records گزینه Sort را انتخاب کنید.Sort Ascending مرتب سازی صعودی است از حرف اول الفبا به انتها ،Sort Descending مرتب سازی نزولی است از حرف اخر الفبا به ابتدا الفبا.

ضمیمه:
fj1.jpg



تثبیت نمایش یک فیلد جدول (Freezing)

Freeze Columns :

ابتدا فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنیدواز منو Format این گزینه را انتخاب کنید.فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار گيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

اکسس توانایی انجام عملیات بر روی جداول وادامه وشناسایی اصول ورود ،تصحیح و تعیین جهت داده های درجدول

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

امروز با کار روی داده ها آشنا میشویم و اینکه چگونه میتوان داده های مورد نظر را جست و جو و جایگزین نمود و با نکات ایجاد ارتباط بین جداول آشنا میشوید و با کاربرد برنامه Access در برنامه Word ،Excle اشنا میشوید و کار با فایلهای متنی در قالب برنامه Access و همچنین بکارگیری ClipBoard در داخل سازی جداول کار می کنیدو توانایی کار با Exporting از جداول را به سایر برنامه ها پیدا می کنید.
توانایی انجام عملیات بر روی جداول

Edit روي محيط Design

• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد



آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود داده( Data sheet View)

منو Format :

Font :

تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height :

امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width :

امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column:

امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns :

امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns :

امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.
شناسایی اصول ورود ،تصحیح و تعیین جهت داده های در جداول

نحوه انتخاب فيلد و ركورد:
ضمیمه:
selectall.gif


حركت در جدول باكليدهاي صفحه كليد:

ضمیمه:
jadval.gif



کلید های میانبر برای ورود و تصحیح داده ها


- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي

-استفاده از ‘+Ctrl كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.

- استفاده از:+Ctrl براي ورود تاريخ جاري سيستم

- استفاده از;+Ctrl+Sift براي ورود زمان جاري سيستم

- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste

- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

اکسس (نحوه Relationship کردن)(شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول)تست 2انچه اموختید

نحوه Relationship کردن

بعد از تعيين خصوصيات، به وسيله RelationShip از منو Tools با عمل Drag & Drop پنجره Relationship باز میشود که مي‌توان ارتباط برقرار نمود.
ضمیمه:
11.JPG

ضمیمه:
11s.JPG

درمطالب قدیم گفته بودم شکلا رورسم نمیکنم پس اگردیده باشیدنمونه جداول شکلهاموجه میشیذ ازضمیه وفرمت ان


شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول

برای کپی جداول کافیست نام جدول مورد نظر را از لیست شی جدول انتخاب کنید سپس از منو Edit گزینه copy را انتخاب سپس از منو Edit گزینه past را انتخاب نمائید.پنجره paste Table As ظاهر میشود ابتدا از شما نام جدول می خواهد سپس از قسمت past option باید مشخص کنید که فقط ساختار ان جدول که کپی از ان گرفته اید را می خواهید و یا ساختار ان را همراه با داده های ان و یا اضافه کردن داده ها به یک جدول که ازقبل موجود بود سپس دکمه ok را بزنید.
ضمیمه:
cc1.jpg
خلاصه تا اینجا
آنچه آموختید:


آموختید که جدول تهیه شده را چگونه میتوان با اجرا در نمای طراحی تغییر خصوصیات داد و روی فیلد های طراحی شده چگونه میتوان قالب بندی خاص نمود همچنین با استفاده از خصوصیت validation Rule چگونه میتوان برای جدول شرط گذاشت و کاربر را برای ورود داده محدود نمود و برای اینکه کاربر بداند چه نوع مقادیری را میتواند وارد کند از خصوصیت validation text استفاده نموده و پیغام لازم را ایجاد کرد.همچنین با کپی و اضافه نمودن جداول اشنا شدید.

تمرین عملی:

1- سپس جدولي با شرايط زير ايجاد نماييد.

جدول دانش آموزي شامل فيلدهاي زير باشد.

كد دانش آموز- نام دانش آموز- نام خانوادگي – نام پدر- سال تولد- شماره شناسنامه- آدرس- تلفن اين جدول را از 3 روش ايجاد جدول ايجاد نموده و تفاوت آنها را مشاهده و نتيجه طراحي را بررسي كنيد.

به جدول بانک اطلاعاتی ساخته شده قابلیت ها و خصوصیات زیر را اضافه کنید.

نام دانش آموز دارای فیلد سایز 25 شود.

به طور پیش فرض نام پدر علی باشد.

برای تمام فیلد ها برچسب فارسی بگذارید.

اکسس(استفاده از Input Mask )(انواع عملگرها)(شناسایی اصول کار با شاخص ها)(ارتباط بین جدولها - Tables)

استفاده از Input Mask

اين خصوصيت نحوه ورود داده‌ها را از لحاظ قالبندي كنترل مي‌كند.داده‌هاي از نوع Text , Number , Date/Time , Currency داراي اين خصوصيت مي‌باشند ، گزينه‌ها و علائم مطرح در Input Mask به شرح زير مي‌باشد:

0 : احتياج به عدد است.بعبارتی دیگر وقتی بخواهیم کاربر فقط بتواند داده های رقمی وارد کند و همچنین الزاما داده وارد کند از این فرمت می توان استفاده نمود .

مثال:

فیلدی را با نام وزن محصول ایجاد کنید و نوع داده ان را Number قرار دهید حال:

Input mask:000 قرار دهید .وقتی که وارد نمای ورود داده میشوید شما باید الزاما یک وزن با سه رقم وارد کنید مثلا 123 ،456 و غیره

9 : عدد يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست.این مورد مانند کارکتر 0 است با این تفاوت که الزاما نباید رقم وارد شود اختیاری است.مثال بالا را با این کاراکتر امتحان کنید.

#:عدد،علامت مثبت ، علامت منفي و فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست

L :احتياج به حرف است.مثلا برای فیلد نام که از نوع داده text استفاده شده کافیست مقدار Input mask:LLLLL وارد کنید بنابراین الزاما باید داده وارد شود برای نام و باید حتما 5 کارکتری باشد مثل نام سعیده و غیره

? :حرف مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست.مانند مثال بالا اما الزامی نیست اختیاری است داده وارد کردن.مثال بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

A :احتياج به حرف يا عدد است.این کارکتر برای نوع داده Text قابلیت دارد.نحوه بکار بردن ان مانند موارد گفته شده می باشد.این کارکتر را برای فیلد کد محصول بررسی کنید.بطور مثال در Input mask:AAAA را وارد و نتیجه را بررسی کنید.

a :حرف يا عدد مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست.مثال بالا را با این کارکتر بررسی کنید.

& :احتياج به حرف يا فاصله خالي است.مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

C :هر كاركتر يا فاصله خالي مي‌تواند وارد شود اما الزامي نيست. مثالهای بالا را با این کاراکتر بررسی کنید.

< : كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف كوچك تبديل مي‌كند.مثلا برای فیلد نام وارد کنیدInput mask:>????? وقتی وارد نمای ورود داده فیلد میشوید با وارد کردن یک نام 5 کارکتری یا کمتر آن نام را با حروف بزرگ نمایش میدهد.لازم به توضیح است که روی فیلدهای انگلیسی اجرا میشود حروف بزرگ.

<: كاركترهايي كه بعد از آن وارد مي‌شود را به حروف بزرگ تبديل مي‌كند.مشابه مثال بالا اما کارکترهای انگلیسی را کوچک نمایش میدهد.

! :باعث مي‌گردد كاركترها از راست به چپ وارد شوند

\ :كاركترهاي كه به دنبال آن مي‌آيند به جاي اينكه به عنوان كد خوانده شود به صورت تحت الفظي نمايش مي‌يابد.یعنی اگر بخواهیم یک مقداری عینا نمایش یابد قبل از آن کارکتر از این علامت استفاده میشود.مثلا در فیلد کد محصول وارد کنیم Inputmask:\a???Aدر نمای ورود داده این مقدار را وارد کنید برنامه میپذیرد و مقدار a را به طور ثابت در همه رکوردها نمایش می یابد.مثلا aksh3 یاadfg7 یا aermz و غیره

نكته :معادل کارکتر \ می توانید از علامت نقل قول(“ “) استفاده کنید.

Inputmask:”a”???A

تعیین مقادیر پیش فرض برای فیلدها

• Default Value :

شما می توانید با این خصوصيت براي فيلد طراحي شده خود يك مقدار به صورت پيش فرض تعریف کنید. به طور مثال فیلد شهر با نوع داده Text را در نظر بگیرید و خصوصیت Default Value:esfahan قرار دهید .در نمای ورود داده هرگاه رکورد جدیدی ایجاد شود شما مقدار esfahan را در ستون فیلد نام شهر می بینید،شما میتوانید این مقدار پیش فرض را پذیرفته و یاحذف و مقدار جدیدی وارد کنید.

• Rule Validatin :

خصوصيتي است كه امكان كنترل ورود داده ها را دارا مي‌باشد، به عبارتي ديگر با تعيين مقدار در اين خصوصيت كاربر را ملزم به وارد كردن مقادير تعيين شده مي‌نماييد.

برای مثال شما می خواهید فیلد کشور فقط نام کشور ایران و یا آلمان را از کاربر دریافت و لا غیر ،پس ابتدا خصوصیت Validation Rule:"Iran" or "German" را برای این فیلد وارد کنید در نمای ورود داده وقتی می خواهید برای این فیلد داده وارد کنید اگر غیر از این دو کشور کشور دیگری وارد شود ، نمی پذیرد و پیغام خطا می دهد.
انواع عملگرها

عملگرهاي مقايسه‌اي :

1. > علامت بزرگتر
2. < علامت کوچکتر
3. = علامت مساوی
4. => علامت کوچکتر و مساوی
5. =< علامت بزرگتر و مساوی
6. < > علامت مخالف

عملگرهاي منطقي:

1. And این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط درست باشد.
2. Or این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها درست باشد.
3. Xor این شرط در صورتی برقرار است که حداقل یکی از شرط ها غلط باشد.
4. Not این شرط در صورتی برقرار است که هر دو شرط غلط باشد.
5. …. Between ….And این شرط محدوده ایی از مقادیر را تعیین میکند.مثلا نمرات بین 15 تا 20 کافیست در این شرط بنویسیدValidation Rule:Between 15 And 20 بنابراین فقط نمرات بین این محدوده را دریافت میکند.
ضمیمه:
amalgar.gif


این عملگر ها برای شرط گذاری روی این خصوصیت مطابق مثال فیلد کشورکاربرد دارد در مثالهای بالا با انواع کاربردهای ان اشنا شده و می توانید بکار ببرید

• Validation Text :
درصورتي كه كاربر مقاديري خارج از مقادير تعيين شده در خصوصيت قبل وارد نمايد پيغام خطا صادر مي‌نمايد.(كاربر مي‌تواند خود پيغام مناسبي درج نماييد)

• Required :
در صورت فعال كردن اين خصوصيت ورود داده براي آن فيلد الزامي مي‌باشددر صورت وارد نكردن داده ،پيغام اخطار مي‌دهد. به طور مثال اگر این خصوصیت را برای فیلد نام خانوادگی روی مقدار Yes تنظیم کنید ، در نمای ورود داده اگر کاربر ستون این فیلد را خالی گذارد و ان سطر را پر کند هنگامی که می خواهد سراغ رکورد بعد برود پیغام خطا مبنی بر اینکه این فیلد نمی تواند خالی باشد می دهد و تا زمانی که مقدار ندهید به شما اجازه ورود داده نمی دهد.
ضمیمه:
text1.gif
• Length Allow Zero:
مشخص مي‌كند كه آيا متني به طول صفر در فيلد قابل قبول است يا خير.
شناسایی اصول کار با شاخص ها
شناسایی اصول کار با رابطه ها ، فیلدهای کلیدی و ایندکسها (شاخص ها)
دلیل استفاده از ارتباطات بین جداول این است که از ورود داده های تکراری بی مورد و شلوغی بانک اطلاعاتی جلوگیری شود.لذا هر بخش از اطلاعات مرتبط را در یک جدول سازماندهی مینماییم.به طور مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی را در نظر بگیرید حداقل 2 جدول ، یکی مشخصات دانش اموز و دیگری مشخصات دروس لازم است برای اینکه مشخص شود هر دانش اموزی چه دروسی دارد باید بین این دو جدول ارتباط برقرار کرد.در برقراری ارتباط باید فیلدی انتخاب شود که نماینده برقراری این ارتباط شود پس باید این فیلد شاخص باشد،یعنی Index گذاری شود.همچنین این فیلد باید کلید اصلی شود (primary key).
کلید اصلی:
کلید اصلی ،داده های شما را با مشخص کردن رکوردها به صورت یکتا سازماندهی می کند.کلید اصلی فیلد خاصی از آن جدول است.
پس می توان نتیجه گرفت که فیلدی که کلید اصلی میشود خاصیت یکتایی و منحصر بفرد بودن دارد و تکرار پذیر نیست.بنابراین بدانید فیلد هایی باید به عنوان کلید اصلی انتخاب شود که یکتا باشد مانند کد دانش اموز در جدول مشخصات دانش اموز ،کد محصول،کد سفارش،کد مشتری و غیره....فیلدی مثل نام ،نام خانوادگی نمی توانند کلید اصلی شود زیر نامها و نام خانوادگی های مشابه وجود دارد پس نمی تواند یکتا باشد .بنابراین فیلدهایی که به صورت کد هستند برای این منظور کاربرد دارند.
ارتباط بین جدولها - Tables

سه نوع ارتباط بین جداول مطابق زیر موجود میباشد:

1. ارتباط يك به چند
2. ارتباط يك به يك
3. ارتباط چند به چند

برای برقراری هر کدام از این ارتباطات شرایطی لازم است که در زیر به تفضیل بیان شده است.

نکته 1- براي مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نياز است.

نکته 2-برای مورد 3 حداقل 3 جدول نیاز است.

- نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند

- در جدول اول

انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير

- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

- در جدول دوم

- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- Primary Key لازم نيست

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك

- در جدول اول

- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
- ( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

- در جدول دوم

- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
-( Duplicates Index:Yes( No
- Primary Key

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند
در اين نوع 3 جدول مورد نياز مي‌باشد.

- در جدول اول

- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير - Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
- در جدول واسط
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول دوم
- (Index:Yes(Duplicates Ok

در جدول دوم

- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط

ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي منحصربفرد و در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.

در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.

تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

نكته :در مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی ،جدول اصلی دانش اموز می باشد.زیرا این دانش اموز است که درس را میگیرد ،پس فیلد کد دانش اموزی در جدول مشخصات دانش اموزی کلید اصلی میباشد و یکتا و ایندکس ان تکرار ناپذیر میباشدو در جدول مشخصات دروس کد دانش اموزی را ساخته و ایندکس ان را تکرار پذیر قرار دهید.بنابراین ارتباط یک به چند برقرار میشود.

اکسس(سایز فیلد برای داده های عددی و متنی)(قالب نمایش برای فیلدهاوادامه ان)

سایز فیلد برای داده های عددی و متنی

Field Size :
منظور از سایز فیلد همان Field Size است. نوع داده Text,Number,AutoNumber داراي فيلد سايز مي‌باشند.

نوع داده Text :

Field size:50

مقدار اين نوع داده به صورت عددي بوده كه بطور پيش فرض مقدار 50 را نشان ميدهدبه عبارتي ديگر، كنترل كننده تعداد كاركترهاي ورود داده براي فيلد است.

نوع داده Number :

این نوع داده دارای فیلد سایز با محدوده های متفاوتی می باشد .مراحل زیر را دنبال کنید تا با این فیلد سایز آشنا شوید.Autonumber دارای فیلد سایزی مشابه Number میباشد.
ضمیمه:
t2.gif
قالب نمایش برای فیلدها

Format :

نحوه نمايش و قالب بندي داده های وارد شده توسط کاربر را كنترل مي‌كند. فرمت براي نوع داده‌هاي زير كاربرد دارد:

Text :
ضمیمه:
text.gif


Number,Autonumber,Currency :
ضمیمه:
number.gif


Date/Time

ضمیمه:
date.gif
ادامه:
ضمیمه:
date1.gif


Yes/No

فرمت آن به صورت زير مي‌باشد
ضمیمه:
y1.gif

اکسس)(DataSheet View)(Table Wizard)(Design View )شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها اندازه انهاو فرمت ان

DataSheet View :
در این روش محیط را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش مي‌دهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود مي‌باشد .شما در این روش با Rename Column کردن نام این فیلدها و وارد کردن نام فیلدهای مربوطه می توانید جدول خود را بسازید.برای اینکار ابتدا فیلد را انتخاب سپس از منو Format گزینهRename Column را انتخاب کنید و یا اینکه روی فیلد مورد نظر راست کلیک کنید و گزینه Rename Column را انتخاب کنید .
مزیت این روش این است که شما میتوانید هم فیلدها را بسازید هم رکورد ایجاد کنید .از معایب ان نیز این است که شما در این روش نوع دادها و خصوصیات فیلدها را نمی توانید تغییر دهید.
Table Wizard

دراین روش شما می توانید از جداول از پيش طراحي شده براي ساخت جدول خود استفاده نمایید.با انتخاب این Table Wizard از قسمت New پنجرهء محاوره ای ان ظاهر می گردد که شامل گزينه‌هاي زير موجود است:

1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي‌باشد.بعبارتی دیگر چون جداول از قبل ساخته شده است و شما می خواهید جدول یا جداول خود را انتخاب کنید انها را در دو گروه دسته بندی کرده اند که شما به راحتی انها را جستجو کرده و فیلدها و جداول مورد نطرتان را انتخاب کنید.انتخاب اول جداول مربوط به مشاغل و دسته دوم جداول موارد شخصی و عمومی می باشد.

2. Sample Fields :با انتخاب هر جدول فیلدهای ان در قسمت Sample Field ظاهر میشود ،که به شما این اجازه را می دهد که توسط دکمه های راهنما انها را به قسمت Field In My New Table انتقال دهید.

3. Fields In My New Table : فیلدهای منتقل شده به این قسمت ،فیلدهایی هستند که جدول شما را می سازند.
ضمیمه:
m2.JPG


4. NEXT

5. در اين مرحله نام براي جدول خود انتخاب کنید و از شما می پرسد که فيلد كليد اصلي برای جدولتان در نظر بگیرم ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد. برای درک اینکه فیلد کلید اصلی چیست مراجعه کنید به قسمت شناسایی اصول کار با رابطه ها و فیلدهای کلیدی .

6. NEXT

7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:

الف‌. اجرا در نماي ورود داده
Enter date directly into design

ب‌. اجرا در نماي طراحي
the table design Modify

ت‌. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان
Enter date into the table using a form the wizard creates for me.

گزینه خود را انتخاب کنید و دکمه Next غیر فعال است با انتخاب دکمه Finish ساخت جدول تمام می شود و نتیجه را می توانید مشاهده کنید.
Design View

در این روش می توانید جدولی بسازید که خود ساختار جدول ، فيلدها و خصوصيات ان را تنظيم نمودو مشاهده نمایید .
نماي طراحي از دوقسمت بالا و پایین تشکیل شده که شامل گزينه‌هاي زير می باشد.
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:

1. Field Name
2. Data Type
3. Description
قسمت دوم شامل Field Properties می باشد که خود شامل دو بخش است:

1. General
2. Look Up

• Field Name:

امكان نام گذاري براي فيلدها را امكان پذير مي‌سازد.در قسمت های بعدی با قواعد نامگذاری ان اشنا میشوید.

• Description :

شما میتوانید برای راهنمایی کاربران توضیحاتی درباره فیلد مد نظرتان بدهید.نتیجه انچه بعنوان توضیح نوشته اید در نمای ورود داده در قسمت StatusBar قابل مشاهده می باشد البته باید ستون نام ان فیلد انتخاب باشد.

• Field Properties :

متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد و یا تنظیم نمایید . برای درک این مطلب باید قسمتهای اینده را بررسی و دنبال کنید.

برای ساخت جدول از طریق Design View شما باید با نوع دادهData Type و سایر خصوصیات آشنا شوید بنابراین مراحل بعدی را دنبال کنید تا توانایی ایجاد جدول را با استفاده از این روش بدست اورید.
شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها ، اندازه انها و فرمت انها

قواعد نامگذاري فيلدها:

1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.

Data Type :

اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.بعبارتی دیگر یک واحد سنجش می باشد برای فیلدهای ما بطور مثال ما برای خرید پارچه از واحد متر استفاده می کنیم و میگویم 3 متر از پارپچه A بده و یا به کسی که ادرس می پرسد می گوییم 100 متر باید حرکت کنی بنابراین نتیجه میگیریم که نوع داده ،مشخص میکند هر فیلدی چه دسته از داده ها را شامل میشودو از چه نوعی است.

نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:

Text:

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که متنی باشد از این نوع داده استفاده میشود.این نوع داده شامل حرف و عدد است كه محدوده ان از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد.مثل فیلد FirstName ،LastName ،غیره

Memo :

نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.این نوع داده مانند نوع داده Text میباشد با این تفاوت که برای فیلدهایی استفاده میشود که چند خطی هستند و تعداد کارکترهای انها بیش از 255 کارکتر است.مثل فیلد Note و غیره

Number :

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که رقم و عددی باشد ازنوع داده عددي استفاده می کنیم کاربرد ان این است که براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.مثل فیلد NomreDarss و غیره

Date/Time :

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت نمایش تاریخ و زمان را داشته باشد ازنوع داده Date/Time استفاده می کنیم .مثل فیلد BirthDate و غیره

Currency :

وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت دریافت مقادیر پولی را داشته باشد ازنوع داده Currency استفاده می کنیم .مثل فیلد UnitPrice و غیره

AutoNumber :

نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.یعنی با انتخاب این نوع داده به طور اتوماتیک ارقام ایجاد میشود.اصولا فیلدهای که با نام کد پرسنلی ،کد دانش اموزی و غیره از این نوع داده استفاده میشود.

Yes/No :

این نوع داده برای فیلدهایی که می خواهیم به صورت گزينشي باشد استفاده میشود.مثلا فیلد جنسیت که جواب ان بله یا خیر می باشد.

ضمیمه:
m3.JPG


OLE Object :

كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole(object link embaded) را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.در فصول بعدی در قسمت ارتباط و لینک برنامه Access با سایر برنامه های تحت Office کاربرد این نوع داده توضیح داده شده است.

HyperLink :

كليه سندها ،آدرسهاو صفحات Web را نگهداري مي‌كند. در فصول بعدی کاربرد ان توضیح داده شده است.

LookUp Wizard:

امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود .

1. از Table or Query

ابتدا در نماي طراحي فیلد مورد نظر را كه از نوع داده text يا number مي باشد را انتخاب كرده و سپس روي همان نوع داده ، نوع داده lookup wizard را انتخاب مي كنيم . در اين مرحله با استفاده از جدول يا پرس و جوي مدنظر مي توان look u p را طراحي نمود .
در اين مثال ابتدا فيلد sex (جنسيت) انتخاب شده است و ازجدول table 1 مي خواهيم براي lookup استفاده كنيم.
در اين مرحله فيلد table1 كه مي خواهيم به عنوان ليست lookup قرار گيرد را انتخاب مي كنيم.
در صورتي كه بخواهيم ميتوانيم ليست را به صورت مرتب شده صعودي و يا نزولي مرتب كنيم. كه در زير به صورت صعودي نمايش داده شده است.
در اين مرحله يك نام براي فيلد lookup داده شده و با تائيد كاربر، ليست look u p تشكيل مي گردد.
نتيجه ايجاد lookup (ايجاد ليست براي فيلد جنسيت) در نماي ورود داده data sheet view قابل مشاهده مي باشد.

2.ايجاد مقادير توسط كاربر

بقيه مراحل مانند ايجاد lookup با استفاد ه از روش TABLE و يا query مي باشد.

در هر دو مورد از طريق ويزارد با انتخاب گزينه‌هاي مورد نظر به آساني Look Up ايجاد مي‌گردد.
12345
6
78910
last